Случва ли ви се да звъните по спешност на счетоводителя ви да го питате дали може да вземете фактура за даден разход? Или вече имате документ, но той ви казва, че няма да го признае? Е, тази статия е точно за вас!
От къде всъщност идва проблемът с разходите?
Различните видове разходи се третират по различен начин от закона. Възстановяването на ДДС на разходите е привилегия за регистрираните по ЗДДС фирми, но става при определени правила. Докато собствениците се изкушават да ползват за разход всичко, НАП следят стриктното за злоупотреби. Счетоводителите от трета страна, като посредник между едните и другите, се страхуват да не бъдат обвинени в некадърност за това, че са признали или не са признали определен разход. Звучи като зловещ триъгълник, в който всеки защитава своя интерес.
Какви разходи има?
- Фирмени и лични разходи – често за собствениците е трудно да отделят личните им разходи от фирмата, която е отделен правен субект.
- Различни фирмени разходи – дори да са фирмени разходите, те пак се третират по различен начин за данъчни цели.
Какво всъщност може да се признае за разход?
Това е въпросът, който чуваме най-често. Отговорът, за съжаление, не е еднозначен, защото зависи от вашия бизнес модел.
Златното правило за разходите:
Ако даден разход е необходим за:
- Продажбите
- Производството на продукти или услуги
- Администрацията или управлението
…то той вероятно може да бъде признат за разход. Но не забравяйте — документалната обоснованост е ключова. Без съответните фактури или договори, дори най-легитимният разход може да се окаже проблематичен.
Да разгледаме няколко примера:
Като разходи за администрация, продажби и управление могат да се признаят най-разнообразни неща: компютърна и комуникационна техника, канцеларски материали, телефони услуги, ремонт и обзавеждане на офиса и др.
Разходите за производство на продукти и услуги зависят от дейността:
- Сватбена агенция: Всичко, свързано с организацията на събития — храни, напитки, гримове, перуки, фризьорски услуги — стига да е пряко свързано с дейността.
- Строително-ремонтни дейности: Нищо от горния пример, но пък разходи за материали като бои, подови настилки и обзавеждане са напълно легитимни.
- Охранителна дейност: Горива, ремонти на автомобили, униформи и охранителна техника са основни разходи. Но ако техниката се използва и за лични нужди, бъдете готови за спорове с данъчната администрация.
*Очаквайте отделна статия за разходите за автомобили и недвижими имоти!
Как да се справим с личните разходи?
Ето къде става наистина интересно (и рисковано):
- Лични разходи за собствениците: разходи, които не са в полза на фирмата, а на собствениците, на техни роднини или членове на тяхното семейство, се разглеждат като “скритото” разпределение на печалбата. Наистина ли искате да признаете такъв разход за фирмен? Помислете пак! – рискувате сериозни санкции – 20% от сумата им, плюс 5% данък върху дивидента и плюс ще трябва да възстановите ползваното ДДС с лихвите.
- Лични разходи за служителите: често се считат за доходи в натура или социални придобивки. Ако смятате да зарадвате екипа си с различни придобивки, пригответе се да си платите ДДС-то и допълнителен данък и/или осигуровки.
- Представителни разходи: Срещи с клиенти, вечеря с потенциални партньори или участие в събития с цел представяне на фирмата в по-добра светлина, могат да бъдат признати за разходи, но ДДС-то за тях не подлежи на възстановяване и се облагат с допълнителен данък.
Как да избегнете проблеми?
- Работете със счетоводител, който да ви обясни рисковете. Най-добрият счетоводител е този, който мисли като консултант, а не само като администратор.
- Не разчитайте само на “усещането” си, питайте счетоводителя си. Това, че даден разход ви изглежда свързан с дейността, не означава, че и данъчните ще мислят така. Счетоводителите с достатъчно опит познават мисленето на данъчните.
- Планирайте предварително! Разходите ще намалят дължимите от вас данъци, но само когато са съобразени със закона. Възползвайте се от професионални съвети и бъдете проактивни.
Не забравяйте — риск винаги има. Дори и да вземете всичко предвид, данъчните пак могат да не признаят разходите за бизнеса ви, напр. заради ваши доставчици, ако са некоректни данъкоплатци или по други причини. Въпреки това с правилен подход и действия рискът може да бъде управляван по напълно законен начин!
Източник: vm-kompania.com